5 beste gratis en betaalde digitale handtekeningsoftware in 2024

Terwijl bedrijven en personen steeds meer naar een volledig papierloze en digitale omgeving gaan, is een zeer kwalitatief platform voor elektronische handtekeningen een vereiste. Niet alleen omdat ze handig zijn, maar ze kunnen ook productiviteit verhogen en de verspilde tijd tussen het ontvangen en versturen van ondertekende documenten verlagen.

Ik heb tientallen gratis en betaalde digitale handtekeningsoftware uitgetest om te ontdekken welke de beste functies heeft, gebruiksvriendelijk is, voldoet aan alle nalevingsstandaarden van de industrie en wordt geïntegreerd met andere populaire bedrijfstoepassingen. Ik zag zelfs dat sommige bedrijven die beweren de beste te zijn, verouderde beveiligingsfuncties gebruiken, niet compatibel zijn met populaire bestandsindelingen of niet gebruiksvriendelijk waren.

signNow bleek uiteindelijk de beste optie. De software is gebaseerd op de cloud, stuurt automatisch herinneringen als bestanden niet worden ondertekend, heeft geavanceerde beveiligings- en verificatiemogelijkheden en voert een wettelijk bindend audittraject uit voor elk document. Nog beter is dat signNow gedurende een beperkte tijd een aanbieding heeft om het elektronische handtekeningplatform zeven dagen gratis te proberen, waar geen creditcard voor nodig is!

Probeer signNow 7 dagen gratis uit!

Beknopte gids: 5 beste digitale handtekeningsoftware in 2024

1. signNow: beste digitale handtekeningplatform voor het versturen, ontvangen en volgen van documenten

signNow is een krachtige app voor elektronische handtekeningen die ideaal is voor bedrijven van elke omvang. Naast dat het proces voor het ondertekenen van documenten wordt gestroomlijnd, zijn er ook tools beschikbaar voor het creëren en versturen van documenten. Toen ik registreerde voor mijn account genereerde signNow mijn handtekening, maar ik kreeg ook de optie om deze te wijzigen of een afbeelding van mijn handtekening te uploaden die ik wilde gebruiken. signNow gebruiken voor het ondertekenen van documenten heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening.

De interface van signNow is erg intuïtief. Ik kon zonder problemen beginnen met het uploaden en creëren van documenten zoals contracten en facturen. Er zijn verschillende soorten ‘velden’ die je overal op de pagina’s kunt verslepen. Dit omvat selectievakjes, keuzerondjes, een ruimte voor de datum, initialen, handtekeningen en een algemeen tekstvak. Na het creëren van het document kon ik het opslaan als een sjabloon of toevoegen aan een documentgroep, zodat ik er snel toegang toe heb. signNow heeft een functie voor het creëren van documenten voor meerdere ontvangers of ondertekenaars, waaronder het vereisen van een specifieke volgorde van de handtekeningen.

Ik was onder de indruk van de automatiseringstools die helpen om productiviteit te verbeteren en ervoor te zorgen dat documenten niet worden vergeten. Ik kan bijvoorbeeld instellen dat automatische herinneringen moeten worden verstuurd als een document na een aangegeven tijd niet is ondertekend. Er is ook een audittraject, wat het IP- en e-mailadres volgt van elke gebruiker die een document bewerkt. Deze informatie wordt opgeslagen in de cloud en is wettelijk bindend.

signNow maakt het eenvoudig om je documenten rechtstreeks via de interface te beheren. Er is een inbox waar alle documenten worden opgeslagen die door jou moeten worden ondertekend. Er is ook een outbox waar documenten worden opgeslagen die nog moeten worden ondertekend en een inbox voor voltooide of ondertekende documenten.

signNow integreert met toonaangevende zakelijke toepassingen, waaronder Microsoft 365, Google, Salesforce en toonaangevende CRM’s. Nadat de widget is toegevoegd aan je apps, kun je het document ondertekenen zonder de pagina te verlaten en het zal vervolgens worden geüploaded naar de cloud en worden toegevoegd aan de juiste inbox, zodat je er overal toegang tot kunt krijgen.

Alle gegevens worden beveiligd met een 256-bit AES-versleuteling om ervoor te zorgen dat je documenten worden beschermd. Daarnaast voldoet signNow aan wereldwijde beveiligings- en nalevingsnormen. Dit omvat SOC 2 Type II-, AVG-, HIPAA- en PCI DSS-certificering. signNow biedt alle gebruikers een kans om hun elektronische handtekeningplatform zeven dagen gratis te gebruiken, zonder dat hiervoor een creditcard nodig is. Je hoeft alleen maar een geldig e-mailadres op te geven.

Probeer signNow 7 dagen gratis uit!

2. SignWell: wettelijk bindende digitale handtekening met volledig audittraject

SignWell is een populaire elektronische handtekeningsoftware voor individuen en kleine bedrijven. Alle handtekeningen via SignWell zijn wettelijk bindend en voldoen aan wereldwijde wetten. Om de integriteit van het document te waarborgen heeft SignWell een uitgebreid auditverslag, dat alle belangrijke acties volgt die worden uitgevoerd in het document.

Na het creëren van mijn handtekeningkaart uploadde ik een aantal documenten en bewaarde ze als een sjabloon. SignWell is compatibel met uiteenlopende indelingen, waaronder DOC, XLS, JPG, PNG, TIFF en PNG. Nadat het bestand was geüploaded naar het dashboard, kon ik velden toevoegen voor een digitale handtekening, data en vrije tekst. Een functie die ik fijn vond, is de mogelijkheid om velden toe te wijzen aan specifieke personen. Dit is handig wanneer je meerdere handtekeningen nodig hebt of verschillende gedeeltes voor verschillende afdelingen binnen een organisatie.

Ik was echter teleurgesteld dat ik de tekst niet rechtstreeks kon bewerken via het SignWell-platform. In plaats daarvan moest ik het document ergens anders bewerken en de bijgewerkte versie uploaden als een nieuw document.

De Document Workflow-functie (document werkstroom) is gericht op het verbeteren van productiviteit. Via deze functie wordt alles beheerd, van het creëren van documenten, deze volgen en veilig bewaren nadat de vereiste handtekeningen zijn ontvangen.

Ik vond het proces voor het versturen van documenten fijn werken. Ik creëerde een persoonlijk bericht voor de ontvanger en selecteerde vervolgens de volgorde wanneer ik welke persoon het document wilde laten ondertekenen. Met de ‘Template Link’-functie (link naar sjabloon) kun je bulkmails of één document naar veel personen sturen. In plaats van dat je meerdere kopieën van hetzelfde sjabloon opslaat, kun je de link naar het sjabloon delen en iedere persoon kan vervolgens zijn/haar eigen kopie openen.

De realtime waarschuwingen en meldingen helpen om ervoor te zorgen dat niks door de gaten glipt. Ik ontving statusupdates voor documenten, dus ik wist of ze nog waren opgeslagen als een concept, op een handtekening wachtte of voltooid waren. Als ik een document nog niet heb ontvangen, dan zal SignWell automatisch een herinneringsmail sturen op de derde, zesde en tiende dag.

SignWell-documenten worden beveiligd met SSL-versleuteling en voldoen aan internationale wetten en ESIGN. Er is echter geen optie voor meervoudige autorisatie. De gratis versie van SignWell is beperkt tot één verzender en drie documenten per maand. Als je meer dan drie documenten wilt versturen, dan kun je afhankelijk van je behoeften uit verschillende abonnementsopties kiezen.

Probeer SignWell gratis uit!

3. Adobe Sign: op cloud gebaseerd platform geeft direct overal toegang tot alle documenten

Ik was erg tevreden met de op cloud gebaseerde mogelijkheden van Adobe Sign. Het programma past goed bij individuen en bedrijven van elke omvang die overal en op elk apparaat toegang willen krijgen tot hun documenten.

Een veilige digitale handtekening toevoegen is een eenvoudig proces met Adobe Sign. Het programma integreert met uiteenlopende toepassingen en ik kon documenten met één klik ondertekenen en terugsturen naar de verzender. Adobe Sign heeft een hoger dan gemiddeld beveiligingsniveau voor de digitale handtekening om deze te verifiëren en kopiëren te voorkomen.

Ik kon een sjabloon creëren en velden voor handtekeningen en data toevoegen aan het document. Met de versleepfunctionaliteit kon ik deze velden precies plaatsen waar ik wilde.

De software versnelt de voorbereiding van het document, omdat automatisch wordt gedetecteerd waar formuliervelden moeten worden geplaatst wanneer gebruikers een nieuw formulier toevoegen aan de Auteuromgeving. De app kan het document evalueren met slimme tools en een melding toevoegen over waar formuliervelden moeten worden geplaatst. Wanneer er verschillende meldingen zijn in een klein gebied, gebruikt het systeem geavanceerde logica om te bepalen of ze wel of niet moeten worden samengevoegd. Deze groepering is meestal gebaseerd op specifieke factoren, zoals de datum, handtekening, titel of het bedrijf dat is gekoppeld aan het document.

Op het gebied van een professionele sjabloonbibliotheek of invulbare formulieren komt Adobe Sign echter niet in de buurt van het aantal opties dat wordt geboden door signNow.

De functies voor volgen en beheren werken goed. Dit geeft me een realtime beeld van documenten die nog moeten worden ondertekend en wordt bijgewerkt wanneer ze zijn ondertekend. Er is ook een bulkoptie, waarbij elke ontvanger een gepersonaliseerd formulier krijgt om te ondertekenen.

Ik was onder de indruk van de huisstijl-functie van Adobe Sign. Naast het toevoegen van een bedrijfslogo en slogan, is er een optie om de bevestigingspagina die wordt getoond na het ondertekenen aan te passen met een gepersonaliseerde huisstijl.

Adobe Sign gebruikt krachtige versleuteling om alle gegevens en documenten te beschermen. Het programma voldoet aan wereldwijde regelgevingen en creëert een uitgebreid audittraject voor alle documenten. Registreer je Adobe Sign-account en ontvang een gratis proefperiode van 30 dagen om de software zelf volledig uit te testen.

Probeer Adobe Sign 30 dagen gratis!

4. DocuSign: versleep handtekeningen, initialen en data

DocuSign is een op cloud gebaseerd platform waarmee je snel documenten kunt ondertekenen en versturen. Met de versleepfunctie kun je snel een handtekening toevoegen op de juiste plek via elk apparaat. De pdf-omzetter kan tijd besparen omdat deze automatisch de handtekeningvelden herkent en omzet naar een invulbaar veld, zodat je een handtekening toe kunt voegen.

Hoewel het ondertekenen van documenten gratis is, beperkt DocuSign het aantal enveloppen of documenten die kunnen worden verstuurd voor een handtekening op basis van je abonnement. Een envelop kan meerdere documenten bevatten die een of meerdere handtekeningen nodig hebben. Het volgsysteem is prima, maar niet zo makkelijk om te beheren als signNow. Dit systeem stuur realtime meldingen en organiseert documenten zodat je er snel toegang tot kunt krijgen.

DocuSign heeft integraties met meer dan 350 programma’s. Het ondertekenproces wordt gestroomlijnd en ik hoefde geen tijd te verspillen aan het configureren van de handtekeningsoftware.

De gratis versie is erg beperkt en alleen een goede optie als je alleen maar documenten hoeft te ondertekenen. De betaalde abonnementen zijn aan de dure kant en bieden niet meer waarde dan goedkopere opties zoals signNow.

5: HelloSign: verzamel een onbeperkt aantal digitale handtekeningen

De elektronische handtekeningsoftware is ontwikkeld door Dropbox en focust op grote bedrijven. Hoewel er interessante functies worden geboden, zijn de abonnementen aan de dure kant.

Ik creëerde en bewaarde documentsjablonen voor contracten en informatiepakketten die moeten worden ondertekend. Het aantal sjablonen verschilt per abonnement. Alle handtekeningen zijn wettelijk bindend en de software houdt een verifieerbaar audittraject bij om de integriteit van het document te waarborgen.

Hoewel je een onbeperkt aantal digitale handtekeningen kunt verzamelen, is er geen zogenaamde Kiosk-modus en alleen bij de twee duurste abonnementen is het mogelijk om mensen persoonlijk handtekeningen te laten zetten.

HelloSign voldoet aan de benodigde beveiligingsvereisten met een 256-bit AES-versleuteling en meervoudige autorisatie. Het programma voldoet ook aan onder meer SOC 2 Type II, ISO 27001, eIDAS en AVG.

De beste digitale handtekeningsoftware kiezen

Als je op zoek bent naar een alles in een platform waarmee je documenten kunt ondertekenen, versturen en ontvangen met digitale handtekeningen, dan moet je de volgende functies overwegen wanneer je een keuze maakt.

Gebruiksgemak: het vinden van een programma dat alles eenvoudig houdt wanneer je een digitale handtekening toevoegt is erg belangrijk. Er zijn twee hoofdfactoren waar ik naar kijk. De software moet in eerste instantie met meerdere documentsoorten werken, zodat ik bestanden niet hoef om te zetten. Het tweede punt is standaardintegratie met andere platformen, zodat ik documenten makkelijk kan ondertekenen zonder dat ik meerdere programma’s hoef te openen.

Sjabloonbouwer met formuliervelden: de software moet een documentmaker hebben die je de optie geeft om documenten te creëren en ze op te slaan als een sjabloon voor toekomstig gebruik en een verzameling hebben met al gemaakte professionele sjablonen. In beide gevallen is het toevoegen van formuliervelden erg belangrijk, zodat de documenten kunnen worden ondertekend en gedateerd op een wettelijk bindende manier.

Stuur, volg en beheer documenten: ik wil documenten rechtstreeks via het dashboard van mijn account versturen. De aanbevolen programma’s kunnen ook de documentstatus volgen, automatische herinneringen sturen en meldingen sturen wanneer het document is ondertekend. Een audittraject is erg belangrijk, aangezien dit alles volgt wat er met het document gebeurt en kan worden gebruikt in een rechtszaal.

Uitstekende beveiliging en naleving: geavanceerde beveiliging is erg belangrijk. Ik geef de voorkeur aan software met meervoudige autorisatie en beveiligde documenten met een krachtige versleuteling om te voorkomen dat ze worden geopend door onbevoegde derden. De software moet ook voldoen aan de industrienormen.

Gratis proefperiode of gratis versie: realistisch gezien werkt een gratis versie alleen voor individuen en niet voor bedrijven, omdat het aantal documenten dat verstuurd kan worden erg wordt beperkt. Nog een goede optie is een gratis proefperiode, zodat je het programma uit kunt testen en er zeker van kunt zijn dat het de functies heeft die je nodig hebt en makkelijk gebruikt kan worden voordat je een abonnement koopt.

Alle programma’s voor digitale handtekeningen die ik hierboven aanbeveel voldoen aan internationale regelgevingen. De handtekeningen zijn net zo wettelijk bindend als met een pen en ze beschermen de documenten met een krachtige versleuteling.

signNow is het beste programma vanwege de intuïtieve sjabloonmaker en het volgsysteem voor het versturen van documenten. Dit geeft me realtime updates, organiseert de documenten voor me en verstuurt automatische herinneringen wanneer een document niet wordt ondertekend. Je kunt het programma zelf zeven dagen gratis uittesten, zonder dat hier een creditcard voor nodig is.

Probeer signNow 7 dagen gratis uit!

Veelgestelde vragen

Probeer signNow 7 dagen gratis uit!